Gestire la contabilità a distanza richiede un’organizzazione condivisa tra cliente e professionista. Prima di iniziare, è utile chiarire quali attività affidare allo studio, come trasmettere i documenti e chi contattare per le diverse esigenze.
1. Definire il perimetro del servizio
Nella richiesta iniziale descrivi l’attività svolta, la forma giuridica, il regime contabile se noto, la presenza di dipendenti e il volume indicativo dei documenti. Indica quali prestazioni ti interessano: tenuta della contabilità, dichiarazioni, bilancio o consulenza. Queste informazioni permettono di impostare un preventivo coerente con le esigenze effettive.
2. Concordare un canale per i documenti
Chiedi allo studio come condividere fatture, estratti conto e altri documenti, quali formati utilizzare e con quale frequenza inviarli. Un elenco condiviso dei documenti consegnati e di quelli mancanti aiuta a evitare duplicazioni e richieste ripetute. Conserva separati i documenti relativi a esercizi diversi e assegna ai file nomi riconoscibili.
Nel primo contatto è sufficiente descrivere la richiesta: concorda il canale di trasmissione prima di inviare documentazione riservata. Non comunicare password personali tramite email o WhatsApp.
3. Distinguere consegne e adempimenti
Concorda le date entro cui fornire i documenti, le modalità di segnalazione delle urgenze e il referente dello studio. La consegna della documentazione e l’esecuzione dell’adempimento sono passaggi diversi: è utile chiarire responsabilità, conferme e modalità di comunicazione, anche per le eventuali autorizzazioni ai pagamenti.
4. Preparare un eventuale passaggio di consegne
Se provieni da un altro consulente, segnala gli adempimenti in corso e concorda la decorrenza del nuovo incarico. Tra i documenti da esaminare possono rientrare le ultime dichiarazioni, i bilanci, le situazioni contabili e le ricevute degli invii. L’elenco effettivo dipende dalla tua attività e dalle prestazioni richieste.
5. Mantenere un confronto diretto
La distanza non elimina la necessità di un dialogo con il professionista. Comunica per tempo cambiamenti nell’attività, nuovi investimenti o difficoltà negli incassi, e concorda momenti di confronto adeguati alle tue esigenze.
Lo Studio Murgia Mannella a Cagliari e online
Lo Studio Murgia Mannella ha sede in Via Palabanda 12 a Cagliari e offre assistenza contabile anche a distanza a clienti in tutta Italia. Consulta la pagina dedicata alla contabilità e consulenza fiscale oppure contatta lo studio per descrivere le tue esigenze e richiedere un preventivo.